5 conseils concrets pour accompagner ses équipes dans le re confinement

A peine le collectif ressoudé, nous voici repartis pour une phase de confinement mais quelque peu différente de la première : les règles sont plus souples pour permettre la continuité de l’activité, et surtout, les enfants sont à l’école !

5 conseils concrets pour accompagner ses équipes dans le re confinement .

A peine le collectif ressoudé, nous voici repartis pour une phase de confinement mais quelque peu différente de la première : les règles sont plus souples pour permettre la continuité de l’activité avec le couvre-feu jusqu’à 19h ou en télétravail. Cependant les écoles fermeront dès le lundi 5 Avril, pour laisser place à l’école à domicile pendant 1 semaine. S’en suivront de 2 semaines de vacances. Puis ce sera retour à l’école en présentiel ou à distance ( collèges et lycées) dès le 26 avril.

Aujourd’hui, l’enjeu prioritaire des organisations est donc de maintenir le collectif et l’efficacité opérationnelle dans un contexte sanitaire encore incertain, où le recours au télétravail est un enjeu. L’objectif est de réussir ce nouveau confinement. Le télétravail va s’inscrire durablement, les entreprises vont devoir mettre en place une organisation hybride qui fonctionne tant en présentiel qu’à distance.

Voici 5 conseils pratiques à partager à ses équipes durant cette « vague »

Le prérequis à la mise en place des 5 conseils ci-dessous est d’établir un retour d’expérience (REX) pour apprendre de ses erreurs et ancrer les bonnes pratiques. A ce jour les trois meilleures solutions pour réaliser un REX sont :

  • Une enquête interne auprès de ses collaborateurs
  • Des réunions collectives spécifiques pour des populations ciblées : équipe, management, RH, Direction
  • Des entretiens individuels pour les petites équipes

Conseil n°1 : Mettre en place une animation d’équipe dès maintenant

Inciter les managers à mettre en place des rituels d’équipe.

Voici par exemple un rythme éprouvé : 1 réunion hebdomadaire d’équipe d’1 heure, 2 points informels de 15 minutes « Happy Monday » et « Coffee time » en début et fin de semaine.

Challenger les équipes, profiter de l’arrivée des fêtes de fin d’année pour lancer des concours, des activités virtuelles…

Conseil n°2 : Adopter une organisation d’équipe qui peut perdurer

Maintenir la performance opérationnelle reste une priorité. Amener ses équipes à se poser les bonnes questions : quels sont les outils auxquels ont adhéré les équipes ? Comment mettre en place un suivi qui fonctionne tant à distance qu’en présentiel ?

Il s’agit de ne pas perdre de temps à recréer des templates, des plannings, des plans d’action etc… Digitaliser les process et les fonctionnements pour les faire perdurer.

L’offre est large mais éviter de multiplier les outils. Capitaliser sur ceux qui fonctionnent et qui sont déjà éprouvés par les équipes.

Par exemple, proposer aux managers de créer un tableau de management visuel (sur Powerpoint, Klaxoon, outil dédié, etc.) qui soit simple à mettre à jour et qui permette de suivre les indicateurs clés de l’équipe (suivi des actions, feuille de route, indicateurs de performance, mood de l’équipe, etc.). 

Conseil n°3 : Préparer le collectif à la période de fin d’année

Novembre est le début de la période des entretiens de fin d’année, et il est probable qu’ils se déroulent à distance… Les équipes sont-elles prêtes à recevoir du feedback à distance ? Les managers sont-ils formés pour faire des retours en Visio ? Les messages ne passent pas comme en présentiel et la communication n’est pas la même : former, communiquer sur ces sujets pour préparer le collectif.

Accompagner les managers :

  • Formation de management à distance – Focus sur le feedback,
  • Kit de communication avec des questions supplémentaires et spécifiques au contexte à intégrer à l’entretien de fin d’année

Accompagner les collaborateurs :

  • Visio-conférence
  • Guide de « Bien communiquer à distance »
  • Boite mail dédiée pour recueillir les inquiétudes

Conseil n°4 : Prévenir les Risques Psycho-Sociaux (RPS) des équipes et du management

Le management est aussi confronté aux Risques Psycho-Sociaux. Les managers sont depuis le début de la crise sanitaire sur-sollicités. Il ne faut pas concentrer tous les efforts seulement sur les équipes. 

C’est un confinement plus souple certes, mais il ne veut pas dire que chacun l’accepte et le vive mieux. Il nécessite toujours une écoute particulière.

Prévenir les RPS des managers :

  • Cellule d’écoute externe
  • Co-développement managérial
  • Visio-conférence entre pairs, avec les RH et la Direction

Prévenir les RPS des collaborateurs :

  • Baromètre
  • Entretien individuel / réunion collective spécifique
  • Cellule d’écoute

Conseil n°5 : Communiquer Ce ne sera jamais assez répété mais la communication interne est un véritable pilier de la cohésion et de la dynamique interne : c’est l’un des grands apprentissages de la première période. Plus que jamais l’entreprise doit être à l’écoute et informer au fil de l’eau ses collaborateurs, faire preuve d’empathie, de bienveillance et de transparence. Informer sur la vie de l’entreprise, les réussites pendant cette période, l’impact sur l’activité s’il y en a.

source : https://www.hr-voice.com/

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