Marginal avant le premier confinement, le télétravail est devenu la norme. En moins d’un an, les entreprises ont dû apprendre à composer avec une activité à distance, et les enjeux que cela implique sur le plan managérial, technique et organisationnel. Si le télétravail a complètement révolutionné nos méthodes de travail (pour le meilleur et parfois, pour le pire), il a prouvé l’efficacité des solutions SaaS (Software as a Service) et Cloud et leur utilisation au quotidien. Décryptage.
Les solutions SaaS et Cloud pour le télétravail ? 
Le terme Cloud est un terme parapluie qui abrite l’ensemble des solutions de stockage distant. Quant au Software as a Service (logiciel en tant que service en français), il s’agit d’un modèle d’exploitation des logiciels à distance : plutôt que sur la machine de l’utilisateur, ceux-ci sont installés sur des serveurs distants.
Pour faire simple, le SaaS est un service basé sur le Cloud. Plutôt que d’installer un logiciel sur un ordinateur ou un parc informatique, les collaborateurs y accèdent via le web. En fait de logiciel, il faudrait plutôt parler d’application.
Depuis quelques années, on voit fleurir en entreprises bon nombre de ces applications professionnelles, et ce sur tous les postes d’entreprise :
- Ressources humaines (Figgo, Cleemy, Poplee, Pagga, Timmi)
- Comptabilité et facturation
- Tickets restaurants (Swile, Edenred)
- Communication d’entreprise (Slack, Teams, Zoom, Meet)
- Mutuelle et assurance (Alan, Wemind)
- Gestion de paie (Payfit, Silae)
Déjà déployées avant 2020, elles ont été propulsées sur le devant de la scène avec la généralisation du télétravail.
Flexibles et évolutives, ces applications ont permis d’amorcer en douceur la transition numérique de certains secteurs d’activité. Quels sont leurs atouts par rapport aux logiciels traditionnels ?
La plupart des solutions SaaS sont développées pour pouvoir être utilisées par tous les collaborateurs.
Le premier confinement a pris le monde professionnel de court. Les premiers à fermer ont été les crèches, les établissements scolaires et les universités. C’est le jeudi 12 mars. Deux jours après, c’est au tour des commerces non essentiels. Enfin, le 16 mars 2020, les mesures du confinement sont détaillées, et entrent en vigueur dès le lendemain.
Pour les services IT, ce fut un défi sans précédent. Comment assurer le travail à distance si les données sont stockées et accessibles uniquement sur le parc informatique de l’entreprise ? C’est là que les solutions Saas, conçues pour être livrées “clé-en-main”, trouvent leur place. Pour s’y connecter, une simple connexion Internet suffit. Plus besoin de se préoccuper de l’installation du logiciel sur PC, ni d’engager des frais de formation.
Aussi, si la solution est déployée en télétravail par exemple, la prise en main peut s’effectuer facilement, même sans la présence d’un formateur.
Atouts majeurs des solutions SAAS sont :
Mises à jour et maintenance intégrées
Pour être performants, les logiciels nécessitent des mises à jour et une maintenance régulière, effectuées en interne. En cas de défaillance ou de panne du système, l’entreprise n’a pas toujours les connaissances ou ressources nécessaires pour résoudre le problème. Donc, pas le choix : il faut contacter le service client / dépannage, attendre la résolution du problème, effectuer la mise à jour, etc. Sans parler du fait que, pour beaucoup de logiciels, les mises à jour sont payantes, ce qui alourdit inutilement le budget.
C’est sans doute l’un des plus gros atouts du SaaS : toutes les opérations de mise à jour et de maintenance sont assurées par le fournisseur. Idem pour les éventuels dysfonctionnements. De cette façon, les utilisateurs de ces solutions sont sûrs de bénéficier de la dernière version de l’outil, et d’une maintenance de qualité.
Des solutions évolutives et compatibles avec les outils techniques 
Les solutions SaaS sont commercialisées par formules, l’abonnement comprend un certain nombre de fonctionnalités, accessibles par paliers. Certaines formules “à la carte” offrent de choisir les services souhaités, et de faire évoluer l’abonnement si besoin.
C’est pour cette raison que les petites structures, comme les startups et les TPE-PME, préfèrent les solutions SaaS, mieux adaptées à leur capacité d’évolution, aux logiciels. Dans ces entreprises, où la recherche de la rentabilité est un enjeu majeur, les choses évoluent vite. La recherche de croissance et l’empressement vers le digital poussent les entreprises vers le SaaS, plus à même de répondre à leurs besoins.
Mais ce n’est pas tout : le SaaS est conçu pour être couplé avec d’autres solutions, intégrations ou logiciels. Dans le poste fournisseur par exemple, qui fait intervenir plusieurs processus complémentaires (facturation, paiement, enregistrement des écritures comptables, archivage, etc.), les solutions s’emboîtent, de façon à couvrir l’ensemble du Procure-to-Pay.
D’avantage de flexibilité 
N’étant pas installées sur une machine en particulier, les solutions SaaS peuvent être facilement déployées et gérées depuis n’importe quel endroit. Ce qui facilite le travail à distance et le partage des informations. Mais surtout, l’installation sur un serveur à distance rend l’application accessible depuis n’importe quel support : PC, tablette, smartphone. Cette accessibilité nomade s’adapte parfaitement aux nouvelles habitudes de travail (télétravail, déplacements professionnels…) et permet une productivité accrue de vos collaborateurs.
Sur ce point, précisons que les contraintes du confinement vont bien au-delà du scope professionnel : pour de nombreux actifs, il a fallu jongler entre le travail à la maison, la présence des enfants, l’organisation des journées (courses, tâches ménagères, rendez-vous personnels, etc.). Dans ce contexte, le
Ce qui a fait évoluer le concept de “travail de bureau” vers un environnement professionnel virtuel.
Des tarifs plus intéressants 
Dernier point, mais pas des moindres : le coût. Sur ce plan, le SaaS l’emporte haut la main. L’achat d’une licence est souvent cher, tandis que les solutions SaaS fonctionnent sur le principe de l’abonnement. Certaines proposent même des formules gratuites (avec fonctionnalités limitées).
Avec une application SaaS vous n’avez pas à vous acquitter :
- Des frais de formation
- Des frais de maintenance,
- Des frais liés aux serveurs
- Mais aussi des coûts d’intervention si votre logiciel rencontre des problèmes.
L’un des chiffres les plus parlant est le suivant : avant de passer à des solutions dans le cloud, les grandes entreprises dépensaient ⅔ de leur budget informatique à maintenir leurs solutions existantes. Votre abonnement mensuel vous permet même de conserver votre trésorerie et vous évite un lourd investissement initial.
